Gesunder Umgang mit E-Mail-Flut

Täglich erreichen uns hunderte E-Mails, privat wie beruflich sind wir mit einer Flut an elektronischen Nachrichten befasst. Wie schaffen wir es, mit der eigenen, begrenzten Zeitressource die externen Erwartungen zu erfüllen und gleichzeitig den eigenen Arbeitsalltag proaktiv zu gestalten?

Ein paar Tipps und Tricks zum guten Umgang mit Emails:

  • Was in 2 Minuten erledigt werden kann, erledige sofort.
  • Priorisieren der Nachrichten – wichtig I dringend I zu einem späteren Zeitpunkt.
  • E-Mail-Bearbeitungsblöcke einteilen – dadurch fokussieren Sie sich besser auf die aktuelle Arbeit und sind nicht ständig auf standby.
  • Stellen Sie Ihr Programm so ein, dass E-Mails nur alle 20 Minuten vom Server geladen werden.
  • Nutzen Sie bewusst die Funktion „Offline arbeiten“ – weniger Unterbrechungen sind gesundheitsförderlich und effizienter.
  • Benutzen Sie gut formulierte Vorlagen für wiederkehrende Anfragen.
  • Prüfen Sie, ob ein Telefonat nicht doch schneller zur Klärung oder Beantwortung des Anliegens dient.


Beim Verfassen der E-Mail achten Sie darauf:

  1. Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile – „ANFRAGE“ vermittelt nicht die Priorität des Inhaltes.
  2. Gehen Sie sparsam mit FETT, GROSSBUCHSTABEN und !!!! um – das wird als unangenehm laut und fordernd wahrgenommen.
  3. Bleiben Sie in der Anrede immer förmlich, vermeiden Sie im Business-Kontext Emoticons und vor allem Smileys.
  4. Der Inhalt soll kurz und knackig sein – lesefreundlich und rasch erfassbar.
  5. Im letzten Satz bringen Sie nochmal auf den Punkt, WER soll WAS bis WANN erledigen.
  6. Zum Schluss: Korrektur lesen, Aufbau, Rechtschreibung, Grammatik und Anhang prüfen. Senden.


​​​​​​​So gelingt es, die wahren Prioritäten im Blick zu halten, im Arbeitsfluss zu bleiben und somit effizienter, effektiver und selbstbestimmt zu arbeiten.

 

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